Lei de Cotas PCD: o que a lei exige da sua empresa, em português claro

Para quem a lei vale

Para toda empresa com 100 ou mais funcionários com carteira assinada. A conta soma todos os estabelecimentos da empresa — matriz e filiais — e deixa de fora os aprendizes. Abaixo de 100, não há obrigação.

Quanto é a cota

Uma parte do quadro precisa ser de pessoas com deficiência. A parte cresce com a empresa:

Qualquer fração vira uma vaga a mais. 310 funcionários × 3% = 9,3 → 10 vagas. 201 × 3% = 6,03 → 7. É assim que a auditoria fiscal conta. Faça a conta da sua empresa na calculadora.

Quem pode ocupar a vaga

Duas situações contam para a cota:

• Pessoa com deficiência habilitada — com laudo médico que a enquadre na definição legal de deficiência (física, auditiva, visual, intelectual, mental ou múltipla).
• Pessoa reabilitada pelo INSS — quem passou pelo programa de reabilitação profissional e tem o certificado.

Uma condição de saúde sem enquadramento não conta. Na fiscalização, o auditor pede o laudo ou o certificado de cada pessoa que a empresa declarou na cota.

O que acontece se a empresa não cumpre

Três coisas, geralmente nesta ordem: multa do auditor fiscal do trabalho, ação do Ministério Público do Trabalho pedindo o cumprimento e indenização, e o nome da empresa exposto em notícia, licitação e conversa com cliente grande.

A multa de 2026 começa em R$ 3.499,80 por vaga que falta, sobe com o porte da empresa e chega a R$ 349.978,53 por autuação. Detalhes e exemplos em multa da cota PCD em 2026.

A regra da substituição

Quem ocupa a vaga da cota só pode ser dispensado sem justa causa depois que a empresa contrata outra pessoa em condição semelhante. Vale para contrato por prazo indeterminado e para contrato por prazo determinado com mais de 90 dias. Demitiu sem repor? A vaga volta a contar como aberta — e a demissão pode ser questionada.

Não achei candidato: e agora?

A lei pede candidato habilitado, e ele nem sempre existe na sua região ou na sua função. A fiscalização e a Justiça têm aceitado isso como justificativa — com uma condição: a empresa prova que procurou. Na prática, isso é:

1. Ofícios com data para APAE, SINE, INSS e centros de reabilitação, com as vagas descritas.
2. Resposta de cada instituição registrada — ou a ausência dela, com a data.
3. Nova rodada de ofícios a cada 30, 45 ou 60 dias enquanto a vaga seguir aberta.
4. Anúncio público das vagas, com a prova de publicação.
5. Cada candidato que apareceu: quem foi, o que aconteceu, por que não foi contratado.

Como escrever o ofício e para quem mandar: ofício para APAE, SINE e INSS, com modelo. Se a notificação do fiscal já chegou: o que fazer na fiscalização.

Dúvidas frequentes

Minha empresa tem 100 funcionários contando duas filiais. A cota vale?

Vale. A conta é feita com todos os funcionários da empresa, somando todos os estabelecimentos. Com 100 funcionários no total, a cota é de 2%: 2 vagas.

Aprendizes entram na conta?

Não. Aprendizes contratados diretamente ficam fora da base de cálculo da cota.

Quem pode ocupar a vaga da cota?

Pessoa com deficiência habilitada — com laudo médico que a enquadre na lei — ou pessoa reabilitada pelo INSS, com o certificado de reabilitação profissional. Não basta uma condição de saúde qualquer: precisa do enquadramento.

Posso demitir uma pessoa com deficiência que ocupa a vaga da cota?

A lei condiciona: a dispensa sem justa causa de quem ocupa a vaga da cota só vale depois que a empresa contrata outra pessoa em condição semelhante. Enquanto isso, a vaga conta como aberta.

Não encontro candidatos com deficiência. Vou ser multado?

A lei exige candidatos habilitados, e nem sempre eles existem na sua região ou função. A fiscalização e a Justiça têm aceitado isso como justificativa quando a empresa prova que procurou: ofícios com data para APAE, SINE e INSS, respostas registradas, candidatos avaliados. Sem essa prova, fica só a multa.