Lei de Cotas PCD: o que a lei exige da sua empresa, em português claro

Para quem a lei vale

Para toda empresa com 100 ou mais funcionários com carteira assinada. A conta soma todos os estabelecimentos da empresa — matriz e filiais — e deixa de fora os aprendizes. Abaixo de 100, não há obrigação.

Quanto é a cota

Uma parte do quadro precisa ser de pessoas com deficiência. A parte cresce com a empresa:

Qualquer fração vira uma vaga a mais. 310 funcionários × 3% = 9,3 → 10 vagas. 201 × 3% = 6,03 → 7. É assim que a auditoria fiscal conta. Faça a conta da sua empresa na calculadora.

Quem pode ocupar a vaga

Duas situações contam para a cota:

• Pessoa com deficiência habilitada — com laudo médico que a enquadre na definição legal de deficiência (física, auditiva, visual, intelectual, mental ou múltipla).
• Pessoa reabilitada pelo INSS — quem passou pelo programa de reabilitação profissional e tem o certificado.

Uma condição de saúde sem enquadramento não conta. Na fiscalização, o auditor pede o laudo ou o certificado de cada pessoa que a empresa declarou na cota.

O que acontece se a empresa não cumpre

Três coisas, geralmente nesta ordem: multa do auditor fiscal do trabalho, ação do Ministério Público do Trabalho pedindo o cumprimento e indenização, e o nome da empresa exposto em notícia, licitação e conversa com cliente grande.

A multa de 2026 começa em R$ 3.499,80 por vaga que falta, sobe com o porte da empresa e chega a R$ 349.978,53 por autuação. Detalhes e exemplos em multa da cota PCD em 2026.

A regra da substituição

Quem ocupa a vaga da cota só pode ser dispensado sem justa causa depois que a empresa contrata outra pessoa com deficiência ou beneficiário reabilitado. Vale para contrato por prazo indeterminado e para contrato por prazo determinado com mais de 90 dias. Demitiu sem repor? A vaga volta a contar como aberta — e a demissão pode ser questionada.

Não achei candidato: e agora?

A dificuldade de recrutamento exige acompanhamento e revisão das condições oferecidas. Documentar a busca não substitui o preenchimento da cotanem garante resultado jurídico. Organize, por exemplo:

1. Ofícios com data para APAE, SINE, INSS e centros de reabilitação, com as vagas descritas.
2. Resposta de cada instituição registrada — ou a ausência dela, com a data.
3. Novos contatos enquanto a vaga seguir aberta, em intervalo definido pela operação; não há prazo legal automático de 30, 45 ou 60 dias para essa rotina.
4. Anúncio público das vagas, com a prova de publicação.
5. Cada candidato que apareceu: quem foi, o que aconteceu, por que não foi contratado.

Como escrever o ofício e para quem mandar: ofício para APAE, SINE e INSS, com modelo. Se a notificação do fiscal já chegou: o que fazer na fiscalização.

Dúvidas frequentes

Minha empresa tem 100 funcionários contando duas filiais. A cota vale?

Vale. A conta é feita com todos os funcionários da empresa, somando todos os estabelecimentos. Com 100 funcionários no total, a cota é de 2%: 2 vagas.

Aprendizes entram na conta?

Não. Aprendizes contratados diretamente ficam fora da base de cálculo da cota.

Quem pode ocupar a vaga da cota?

Pessoa com deficiência habilitada — com laudo médico que a enquadre na lei — ou pessoa reabilitada pelo INSS, com o certificado de reabilitação profissional. Não basta uma condição de saúde qualquer: precisa do enquadramento.

Posso demitir uma pessoa com deficiência que ocupa a vaga da cota?

A lei condiciona: a dispensa sem justa causa de quem ocupa a vaga da cota só vale depois que a empresa contrata outra pessoa com deficiência ou beneficiário reabilitado. Enquanto isso, a vaga conta como aberta.

Não encontro candidatos com deficiência. Vou ser multado?

A lei reserva as vagas a pessoas com deficiência habilitadas e a beneficiários reabilitados, e eles nem sempre existem na sua região ou função. A falta de candidatos não dispensa a cota e não impede a autuação. Mas a Justiça do Trabalho, inclusive o TST, tem afastado multas e indenizações quando a empresa comprova que buscou de forma real e contínua. Essa análise é feita caso a caso e depende da qualidade da prova. É essa prova que o sistema organiza. Constatados motivos relevantes que dificultem o cumprimento da reserva, a Inspeção do Trabalho pode instaurar procedimento especial com termo de compromisso de até 12 meses, ou 24 quando depende de aprendizagem (IN MTP 2/2021, arts. 97 e 98). É possibilidade sujeita à avaliação do auditor, não direito da empresa, e não afasta a infração. TST, SBDI-1, E-ED-RR-658200-89.2009.5.09.0670 (DEJT 20/05/2016) e 6ª Turma, RRAg-319-26.2018.5.13.0009 (DEJT 24/02/2025). O mesmo tribunal mantém a multa quando o esforço é apenas formal.